1С БухОбслуживание
«Би-Консалтинг» / Москва / Тула +7 (495) 669-11-62

Служебные командировки: документы на проезд

Трудовым кодексом предусмотрена возможность направления работников в поездки для исполнения служебных поручений, связанных с деятельностью предприятия, но вне местонахождения самого предприятия. Такие поездки статьей 166 ТК РФ определены как служебная командировка. Статьей 168 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя возмещать расходы работника на проезд к месту командировки, по проживание, дополнительные расходы в связи с проживанием вне места постоянного жительства (в народе называемые суточными), а также другие расходы, произведенные работником при условии разрешения или хотя бы ведома работодателя.

Расходы, связанные со служебными командировками могут быть отнесены к расходам, уменьшающим нaлогооблагаемую базу по налогу на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового Кодекса РФ). И также как и другие расходы, они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. В связи с этим, стоит особое внимание уделить документальному оформлению возмещаемых расходов.

Общие требования к документам содержатся в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749, которым утверждено Положение об особенностях напрaвления работников в служебные комaндировки. Положением не предусмотрен какой-либо определенный вид транспорта для проезда к месту служебной командировки и обратно, а также для других необходимых перемещений. Это означает, что вид транспорта может быть установлен либо внутренним положением о командировках, либо выбран по усмотрению работником при условии разрешения на такое использование от руководителя предприятия.

В качестве документов, подтверждающих расходы на проезд, используются непосредственно сами билеты. Однако в последнее время для авиаперелетов применяются электронные билеты, которые представляют собой электронную запись в программах авиакомпаний. Железнодорожные билеты также могут не выписываться на бланках БСО в случае заказа билета через интернет и последующей его электронной регистрации. В таких случаях для подтверждения расходов следует применить документ, свидетельствующий об оплате билета (платежное поручение, квитанции к ПКО с чеками ККТ, бланки строгой отчетности) и распечатку электронного билета, содержащую информацию о поездке.

В качестве транспорта может быть использован и автомобильный. При использовании собственного автомобильного транспорта работника необходимо в приказе указать на использование личного транспорта в служебных целях во время командировки. Кроме того, следует выписать путевку с указанием маршрута, где делаются отметки о пройденном километраже и нормах расходах топлива. Также к путевке должны быть приложены чеки о приобретенных ГСМ.

В случае необходимости (например, при командировках за рубежом) автомобиль может быть арендован. При этом документами, подтверждающими расходы, послужат договор аренды, акт приемки-сдачи автомобиля, счета на оплату, чеки и другие (Письмо Минфина РФ от 29 ноября2010 г. № 03-03-06/1/742).

Особое внимание стоит обратить на перемещение командированного работника от станции (аэропорта, вокзала и т.д.) до места выполнения задания. Согласно пункту 12 Постановления № 749 расходы на общественный транспорт могут быть только, если станция находится за пределами населенного пункта и при наличии подтверждающих билетов. Таким образом, если вокзал или станция расположены в городе, то расходы на общественный транспорт могут быть возмещены работнику по решению руководителя, но не могут уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и должны быть включены в доходы работника, подлежащие обложению НДФЛ. Эта позиция подтверждена и в арбитражной практике (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 16.10.2008 г. по делу № А29-9763/2007).

Работника могут направить в служебную командировку не только с места его постоянной работы, но и, например, из отпуска или другого места пребывания. С точки зрения законодательства для возмещения расходов это не имеет значения, т.к. работнику в любом случае требуется добраться до места выполнения служебного задания. К тому же никаких ограничений ни Постановление № 749, ни статья 264 НК РФ не содержат. Эта же позиция подтверждена и Минфином в Письме от 8 декабря2010 г. № 03-03-06/1/762.

При командировках за пределы Российской Федерации следует учесть, что документы, подтверждающие расходы, скорее всего, будут составлены на иностранном языке. Но в соответствии с Законом Российской Федерации от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгaлтерском учете», Положением по ведeнию бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Рoссийской Федерации от 29.07.1998 г. № 34н ведение бухгалтерского учета осуществляется в валюте Российской Федерации — в рублях. Также документы, на основании которых находят отражение в учете хозяйственные операции, должны быть составлены на русском языке. Следовательно, все подтверждающие документы должны быть переведены на русский язык и перевод приложен вместе с оригиналами (Постановление ФАС Вoсточно-Сибирского округа от 05.11.2008 г. № А19-19415/06-20-Ф02-5295/08).

Возмещение расходов на проезд и другие расходы включены в состав доходов, необлагаемых нaлогом на доходы физических лиц (пункт 3 статьи 217 Налогового Кодекса РФ).